Belege & OCR

Belege digital erfassen und sauber zuordnen.

Pavavo nimmt Eingangsbelege, Rechnungen und Quittungen auf, erkennt Basisdaten und verbindet Belege mit Zahlungen und Buchungen.

Pavavo-Redaktion · zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026

Beleg-OCR liest aus fotografierten oder hochgeladenen Belegen automatisch Lieferant, Datum, Betrag und Steuerbetrag aus und verknüpft sie mit Zahlung und Buchung. Pavavo archiviert Belege revisionssicher nach GoBD (§147 AO) und nutzt Basis-OCR im kostenlosen Free-Paket. So sicherst du den Vorsteuerabzug nach §15 UStG ohne Papierordner. KI-Buchungsvorschläge kommen im Pro-Paket, priorisierte KI/OCR-Verarbeitung im Max-Paket.

Kostenlos starten Features ansehen
Belegupload im Free-Paket
Basis-OCR enthalten
Priorisierte KI/OCR im Max-Paket

Was ist Beleg-OCR und warum brauche ich sie?

OCR (Optical Character Recognition) wandelt das Bild eines Belegs in maschinenlesbaren Text um. Aus einem abfotografierten Kassenbon oder einer PDF-Rechnung liest Pavavo automatisch Lieferant, Datum, Rechnungsbetrag und ausgewiesene Umsatzsteuer aus. Damit musst du diese Felder nicht abtippen, und die Fehlerquote sinkt. Der digitalisierte Beleg wird sofort revisionssicher gespeichert und lässt sich einer Zahlung und Buchung zuordnen. So entsteht aus einem Stapel Papier eine durchsuchbare, geordnete und GoBD-konforme Belegablage – die Grundlage für den Vorsteuerabzug und eine prüfungssichere Buchhaltung.

  • Lieferant, Datum, Betrag und Steuer automatisch erkennen
  • Fotografierte und hochgeladene Belege verarbeiten
  • Weniger Tippfehler als bei manueller Erfassung
  • Durchsuchbare, geordnete Belegablage
  • Grundlage für Vorsteuerabzug und Prüfung

Beleg digitalisieren statt Ordner füllen

Papierbelege dürfen nach GoBD digitalisiert und anschließend – unter bestimmten Voraussetzungen – vernichtet werden, sofern der digitale Beleg das Original inhaltlich unverändert wiedergibt und revisionssicher aufbewahrt wird. Pavavo speichert jeden Upload zentral, versieht ihn mit Metadaten und macht ihn über Zeiträume, Lieferanten und Beträge durchsuchbar. Statt Aktenordner zu füllen, sammelst du Eingangsbelege strukturiert an einem Ort und exportierst sie bei Bedarf gebündelt – etwa für den Steuerberater oder eine Betriebsprüfung.

  • PDFs und Bilder hochladen
  • Papierbeleg GoBD-konform digitalisieren
  • Eingangsbelege strukturiert sammeln
  • Nach Zeitraum, Lieferant und Betrag suchen
  • Belege für Zeiträume gebündelt exportieren

Mobile Erfassung unterwegs

Die meisten Belege entstehen unterwegs: die Tankquittung, das Geschäftsessen, der Materialeinkauf. Mit Pavavo fotografierst du den Beleg direkt mit dem Smartphone, und die OCR erfasst die Basisdaten sofort. So landet der Beleg im selben Moment im digitalen Archiv, in dem du ihn erhältst – bevor er im Portemonnaie verblasst oder verloren geht. Das ist besonders wichtig, weil Thermopapier-Quittungen verblassen und dann als Nachweis für den Vorsteuerabzug unbrauchbar werden. Die sofortige Digitalisierung sichert den Beleg dauerhaft.

  • Beleg direkt mit dem Smartphone fotografieren
  • OCR erfasst Basisdaten sofort
  • Kein Verlust verblassender Thermobelege
  • Sofortige Ablage im digitalen Archiv
  • Erfassung am Ort der Ausgabe

Vorsteuerabzug nach §15 UStG absichern

Den Vorsteuerabzug nach §15 UStG kannst du nur geltend machen, wenn dir eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG vorliegt und du sie aufbewahrst. Pavavo prüft die erkannten Belegdaten, ordnet den ausgewiesenen Steuerbetrag dem richtigen Steuerschlüssel zu und dokumentiert die Verknüpfung von Beleg, Zahlung und Buchung. Fehlt eine Pflichtangabe, siehst du das frühzeitig und kannst eine korrigierte Rechnung anfordern. So bleibt jeder Euro Vorsteuer belegt und du verschenkst keine Erstattung ans Finanzamt.

  • Ordnungsgemäße Rechnung als Voraussetzung (§14 UStG)
  • Steuerbetrag dem richtigen Steuerschlüssel zuordnen
  • Verknüpfung von Beleg, Zahlung und Buchung
  • Fehlende Pflichtangaben früh erkennen
  • Vorsteuer lückenlos belegen

Belegkategorien und automatische Kontierung

Damit ein Beleg in der EÜR oder Buchführung richtig landet, muss er einer Kategorie und einem Konto zugeordnet werden – etwa Bürobedarf, Reisekosten oder Wareneinkauf. Pavavo schlägt anhand von Lieferant und Belegart die passende Kategorie vor und kontiert über semantische Konten-Tags nach SKR03 oder SKR04, ohne dass du Kontonummern auswendig kennst. Im Pro-Paket lernen KI-Buchungsvorschläge aus deinen bisherigen Zuordnungen und treffen die Kontierung zunehmend selbst. So wird aus dem erfassten Beleg mit wenigen Klicks eine korrekte Buchung.

  • Kategorie automatisch vorschlagen
  • Kontierung nach SKR03/SKR04
  • Semantische Konten-Tags statt Nummern merken
  • KI-Buchungsvorschläge im Pro-Paket
  • Vom Beleg zur Buchung in wenigen Klicks

GoBD-konforme Aufbewahrung nach §147 AO

Nach §147 AO müssen Belege zehn Jahre aufbewahrt werden – vollständig, geordnet, jederzeit lesbar und unveränderbar. Pavavo erfüllt diese Anforderungen, indem jeder Beleg unverändert gespeichert und jede Änderung im Audit-Trail protokolliert wird. Das Originaldokument bleibt erhalten, während Zuordnungen und Kontierungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Server stehen in Deutschland (Düsseldorf). So erfüllst du die gesetzliche Aufbewahrungspflicht digital und bestehst eine Betriebsprüfung, ohne einen einzigen Aktenordner öffnen zu müssen.

  • 10 Jahre Aufbewahrung nach §147 AO
  • Unveränderbarkeit durch Audit-Trail
  • Originaldokument bleibt erhalten
  • Server in Deutschland (Düsseldorf)
  • Prüfungssicher ohne Aktenordner

Belege und Zahlungen zusammenführen

Ein Beleg entfaltet seinen Wert erst, wenn er mit der zugehörigen Zahlung und Buchung verbunden ist. Pavavo matcht Belege mit den Umsätzen aus dem Bankabgleich, sodass zu jeder Ausgabe der passende Beleg vorliegt und umgekehrt. So schließt sich der Kreis aus Bankumsatz, Beleg und Buchung zu einem geschlossenen Prüfpfad. Offene Ausgaben ohne Beleg fallen sofort auf, bevor sie in der Steuererklärung fehlen. Diese Verzahnung von Beleg-OCR und Bankabgleich ist der Kern einer sauberen, prüfungssicheren Buchhaltung.

  • Bankumsätze mit Belegen matchen
  • Fehlende Belege sofort erkennen
  • Geschlossener Prüfpfad Umsatz–Beleg–Buchung
  • Audit-Trail für alle Änderungen
  • Verzahnung mit dem Bankabgleich

Anleitung

Beleg erfassen in 3 Schritten

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    1. Beleg hochladen oder fotografieren

    Lade eine PDF oder ein Foto hoch oder fotografiere den Beleg unterwegs direkt mit dem Smartphone. Pavavo nimmt Rechnungen, Quittungen und Kassenbons an.

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    2. Daten prüfen

    Die Basis-OCR liest Lieferant, Datum, Betrag und Steuerbetrag automatisch aus. Du prüfst die erkannten Felder kurz und korrigierst sie bei Bedarf mit einem Klick.

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    3. Zuordnen und archivieren

    Ordne den Beleg einer Kategorie, einem Konto und – falls vorhanden – der passenden Zahlung zu. Pavavo archiviert ihn revisionssicher nach §147 AO und bucht GoBD-konform.

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FAQ

Fragen zu Belegen und OCR.

Die OCR (Optical Character Recognition) wandelt das Bild eines Belegs in Text um und liest daraus automatisch Lieferant, Datum, Rechnungsbetrag und ausgewiesene Umsatzsteuer aus. Diese Felder musst du nicht abtippen. Die Basis-OCR ist im Free-Paket enthalten; du prüfst die erkannten Werte und korrigierst sie bei Bedarf mit einem Klick.
Basis-OCR ist im Free-Paket (0 €) enthalten. KI-Buchungsvorschläge, die die Kontierung selbstständig treffen, gehören zum Pro-Paket (14,95 €/Monat netto). Priorisierte KI/OCR-Verarbeitung mit schnellerer Erkennung bietet das Max-Paket (39,95 €/Monat netto, im Jahr effektiv 29,95 €).
Nach GoBD dürfen Papierbelege in der Regel vernichtet werden, wenn der Scan das Original inhaltlich unverändert wiedergibt und revisionssicher aufbewahrt wird. Ausnahmen gelten für bestimmte Originale wie Zollbelege. Im Zweifel bewahrst du kritische Originale zusätzlich auf oder fragst deinen Steuerberater. Pavavo speichert jeden Beleg revisionssicher nach §147 AO.
Nach §147 AO gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Buchungsbelege und Rechnungen. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform sein: vollständig, geordnet, lesbar und unveränderbar. Pavavo archiviert jeden Beleg mit Audit-Trail, sodass die gesetzliche Frist digital und prüfungssicher erfüllt wird.
Der Vorsteuerabzug nach §15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG voraus, die du aufbewahren musst. Pavavo erfasst den Steuerbetrag, ordnet ihn dem richtigen Steuerschlüssel zu und dokumentiert die Verknüpfung von Beleg, Zahlung und Buchung. Fehlende Pflichtangaben erkennst du früh und kannst eine Korrektur anfordern.
Ja. Belege können je nach Bereich als PDF, ZIP oder gebündelt mit den Buchungsdaten exportiert werden – etwa für die Übergabe an den Steuerberater oder für eine Betriebsprüfung. Die Buchungen selbst lassen sich zusätzlich im DATEV-EXTF-Format exportieren.
Ja. Du fotografierst den Beleg unterwegs direkt mit dem Smartphone, und die OCR erfasst die Basisdaten sofort. Das ist besonders wichtig bei Thermopapier-Quittungen, die mit der Zeit verblassen und dann als Nachweis unbrauchbar werden. Die sofortige Digitalisierung sichert den Beleg dauerhaft.
Pavavo ist auf eigene KI-Verarbeitung und eigene Infrastruktur in Deutschland ausgelegt; die Server stehen in Düsseldorf. Belege werden also nicht unkontrolliert an externe Dienste weitergegeben. Details zur Verarbeitung und zum Datenschutz stehen auf der Sicherheitsseite.

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