Für Selbstständige & Freiberufler

Buchhaltung für Selbstständige ohne Papierkram.

Pavavo bündelt Rechnungen, Belege, E-Rechnung, UStVA-Vorschau, Bank, Stripe und PayPal in einem deutschen System. Free für den Alltag, Pro für Steuer, Abschluss und Automatisierung.

Pavavo-Redaktion · zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026

Buchhaltungssoftware für Selbstständige bündelt Rechnungen, Belege, E-Rechnung und Umsatzsteuer in einem System, damit du ohne Buchhaltungswissen gesetzeskonform arbeitest. Pavavo erledigt das im kostenlosen Free-Paket: Angebote, Rechnungen nach §14 UStG, Belegarchiv nach GoBD (§147 AO) und UStVA-Vorschau. Buchungen und Steuerschlüssel entstehen automatisch im Hintergrund; DATEV und ELSTER kommen im Pro-Paket dazu.

Kostenlos starten Preise ansehen
Free-Paket für 1 Firma und 1 Nutzer
E-Rechnung nach EN 16931 vorbereitet
UStVA-Vorschau und Basis-Berichte

Brauche ich als Selbstständiger eine Buchhaltungssoftware?

Ja, sobald du Rechnungen schreibst, Belege sammelst und eine Steuererklärung abgibst, ist eine strukturierte Lösung praktisch Pflicht. Das Finanzamt erwartet nachvollziehbare, unveränderbare Aufzeichnungen nach GoBD (§147 AO), und ab 2025 musst du E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen können. Eine Software wie Pavavo ersetzt Excel-Listen und Schuhkartons: Rechnungen entsprechen automatisch §14 UStG, Belege werden revisionssicher archiviert, und die Umsatzsteuer wird laufend mitgerechnet. Im kostenlosen Free-Paket deckst du den kompletten Alltag eines Einzelunternehmers ab, ohne Buchhaltungswissen mitzubringen.

  • Rechnungen und Angebote rechtssicher erstellen
  • Belege digital und GoBD-konform archivieren
  • Umsatzsteuer laufend im Blick behalten
  • E-Rechnung nach EN 16931 empfangen und ausstellen
  • Zahlungen über Bank, Stripe und PayPal zuordnen

EÜR oder Bilanz – was gilt für mich?

Die meisten Selbstständigen ermitteln ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach §4 Abs. 3 EStG. Freiberufler dürfen unabhängig vom Umsatz immer die EÜR nutzen. Gewerbetreibende werden erst bilanzierungspflichtig, wenn sie die Grenzen des §141 AO überschreiten: mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn im Jahr. Bis dahin genügt die einfache EÜR. Pavavo erstellt die EÜR-Vorschau bereits im Free-Paket und führt im Hintergrund eine echte doppelte Buchführung, sodass ein späterer Wechsel zur Bilanz keinen Datenbruch bedeutet.

  • Freiberufler: immer EÜR-berechtigt (§4 Abs. 3 EStG)
  • Gewerbe: Bilanz ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn (§141 AO)
  • EÜR-Vorschau im Free-Paket
  • SKR03 und SKR04 vorbereitet
  • Echte Doppik im Hintergrund für sauberen Wechsel

Bin ich Kleinunternehmer nach §19 UStG?

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit dich von der Umsatzsteuer, wenn dein Umsatz im Vorjahr maximal 25.000 € betrug und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt (Werte seit 01.01.2025). Als Kleinunternehmer weist du auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und darfst keine Vorsteuer ziehen. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, entfällt die Befreiung sofort ab dem auslösenden Umsatz – ab diesem Geschäft musst du Umsatzsteuer berechnen. Pavavo kennzeichnet Kleinunternehmer-Rechnungen korrekt und wechselt sauber in die Regelbesteuerung, wenn die Grenze fällt.

  • Vorjahr max. 25.000 € Umsatz
  • Laufendes Jahr max. 100.000 € Umsatz
  • Bei Überschreiten der 100.000 €: sofortiger Wegfall ab auslösendem Umsatz
  • Kein Umsatzsteuerausweis, kein Vorsteuerabzug
  • Automatischer Hinweis auf der Rechnung nach §19 UStG

Wie schreibe ich rechtssichere Rechnungen nach §14 UStG?

Eine Rechnung muss die Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinbeträgen bis 250 € genügen die vereinfachten Angaben nach §33 UStDV. Seit 2025 gilt für inländische B2B-Umsätze die E-Rechnungspflicht: Empfangen musst du sofort, Ausstellen spätestens ab 2028 (bei über 800.000 € Vorjahresumsatz bereits ab 2027). Pavavo erzeugt konforme Rechnungen sowie XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931 automatisch.

  • Alle Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch
  • Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern
  • Kleinbetragsrechnung bis 250 € (§33 UStDV)
  • XRechnung (XML) und ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3)
  • E-Rechnungspflicht ab 2025 vorbereitet

Wie halte ich Belege GoBD-konform?

Nach §147 AO musst du Rechnungen, Belege und steuerrelevante Unterlagen zehn Jahre aufbewahren – vollständig, unveränderbar und jederzeit nachvollziehbar. Papierbelege dürfen digitalisiert werden, wenn der Prozess GoBD-konform ist und das Original inhaltlich unverändert wiedergegeben wird. Pavavo speichert jeden Beleg revisionssicher, protokolliert Änderungen im Audit-Trail und verknüpft Belege mit Zahlung und Buchung. So bleibt der Vorsteuerabzug nach §15 UStG belegt und du bestehst jede Betriebsprüfung ohne Aktenordner.

  • 10 Jahre Aufbewahrung nach §147 AO
  • Unveränderbarkeit durch Audit-Trail
  • Belege mit Zahlung und Buchung verknüpft
  • Basis-OCR liest Lieferant, Datum und Betrag
  • Vorsteuerabzug nach §15 UStG dokumentiert

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater über DATEV

Viele Selbstständige buchen selbst und geben den Jahresabschluss an den Steuerberater. Pavavo exportiert deine Buchungen im DATEV-EXTF-Format, sodass dein Berater sie direkt in DATEV importieren kann – ohne Nachtippen, ohne Medienbruch. Alternativ lädst du den Steuerberater direkt in ein eigenes, lesegeschütztes Beraterportal ein, in dem er Belege, Buchungen und Auswertungen einsieht. Der DATEV-Export und das Steuerberaterpaket gehören zum Pro-Paket. So teilst du dir die Arbeit sauber: Alltag machst du selbst, den Abschluss übernimmt der Profi.

  • DATEV-EXTF-Export der Buchungen
  • Lesegeschütztes Steuerberaterportal
  • Keine Doppelerfassung, kein Medienbruch
  • Belege und Auswertungen freigeben
  • DATEV und ELSTER im Pro-Paket

Welche umsatzsteuerlichen Pflichten habe ich?

Als regelbesteuerter Selbstständiger meldest du die Umsatzsteuer über die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) elektronisch per ELSTER ans Finanzamt – je nach Umsatz monatlich oder vierteljährlich. Die Zahllast ergibt sich aus vereinnahmter Umsatzsteuer minus gezahlter Vorsteuer nach §15 UStG. Pavavo rechnet die UStVA laufend mit und zeigt schon im Free-Paket eine Vorschau; die tatsächliche ELSTER-Übermittlung ist im Pro-Paket enthalten. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der UStVA befreit, geben aber weiterhin die jährliche Steuererklärung ab.

  • UStVA monatlich oder vierteljährlich
  • Zahllast = Umsatzsteuer minus Vorsteuer (§15 UStG)
  • UStVA-Vorschau im Free-Paket
  • ELSTER-Übermittlung im Pro-Paket
  • Kleinunternehmer von der UStVA befreit

Vergleich

EÜR vs. Bilanz im Vergleich

Kriterium EÜR (§4 Abs. 3 EStG) Bilanz (§4 Abs. 1 EStG)
Wer Freiberufler immer; Gewerbe unter den Grenzen Gewerbe über den Grenzen des §141 AO
Umsatzgrenze bis 800.000 € Umsatz über 800.000 € Umsatz
Gewinngrenze bis 80.000 € Gewinn über 80.000 € Gewinn
Prinzip Zufluss/Abfluss von Zahlungen Doppelte Buchführung, Inventar, Abschluss
Aufwand gering höher (Bilanz, GuV, Anhang)
In Pavavo EÜR-Vorschau im Free-Paket Doppik läuft im Hintergrund, wächst mit

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FAQ

Fragen zur Buchhaltung für Selbstständige.

Ja. Pavavo ist so aufgebaut, dass du Rechnungen erstellst, Belege hochlädst und Zahlungen zuordnest. Die Buchungslogik samt Steuerschlüsseln, Kontenzuordnung nach SKR03 oder SKR04 und doppelter Buchführung läuft automatisch im Hintergrund. Du brauchst keine Kenntnisse über Soll und Haben, um gesetzeskonform zu arbeiten.
Das Free-Paket (0 €) enthält Rechnungen, Angebote, Belege, E-Rechnung, EÜR- und UStVA-Vorschau, Basis-Berichte sowie optionalen Bankabgleich für 1 Firma und 1 Nutzer. Es deckt den kompletten Alltag eines Einzelunternehmers ab. Pro (14,95 €/Monat netto, im Jahr effektiv 9,95 €) ergänzt DATEV, ELSTER und Automatisierung.
Du kannst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Vorjahresumsatz maximal 25.000 € betrug und der laufende Jahresumsatz voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt (Werte seit 01.01.2025). Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000-€-Grenze, entfällt die Befreiung sofort ab dem auslösenden Umsatz. Pavavo kennzeichnet Kleinunternehmer-Rechnungen korrekt.
Freiberufler dürfen nach §4 Abs. 3 EStG immer die einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nutzen. Gewerbetreibende sind erst bilanzierungspflichtig, wenn sie mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn erzielen (§141 AO). Darunter genügt die EÜR, die Pavavo bereits im Free-Paket als Vorschau erstellt.
Nach §14 UStG gehören dazu Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Kleinbeträgen bis 250 € genügen die vereinfachten Angaben nach §33 UStDV. Pavavo setzt alle Pflichtangaben automatisch.
Nach §147 AO gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Rechnungen, Buchungsbelege und steuerrelevante Unterlagen. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform sein: vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar. Pavavo archiviert jeden Beleg revisionssicher mit Audit-Trail, sodass du die Anforderungen ohne Aktenordner erfüllst.
Pavavo exportiert deine Buchungen im DATEV-EXTF-Format, das dein Steuerberater direkt in DATEV importieren kann. Alternativ lädst du ihn in ein lesegeschütztes Beraterportal ein, in dem er Belege, Buchungen und Auswertungen einsieht. Beide Wege gehören zum Pro-Paket und vermeiden Doppelerfassung.
Pro (14,95 €/Monat netto) ist sinnvoll, sobald du DATEV-Export, ELSTER-Übermittlung, Steuerberaterpaket, automatische Bankregeln, wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen oder mehr Automatisierung brauchst. Max (39,95 €/Monat netto, im Jahr effektiv 29,95 €) ergänzt priorisierte KI/OCR-Verarbeitung sowie API und Webhooks für anspruchsvollere Workflows.

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