UStVA & Umsatzsteuer

UStVA-Vorschau direkt aus deiner Buchhaltung.

Pavavo berechnet Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast aus erfassten Rechnungen und Belegen. Die Vorschau ist im Free-Paket, ELSTER im Pro-Paket.

Pavavo-Redaktion · zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026

UStVA-Software berechnet die Umsatzsteuer-Voranmeldung aus erfassten Rechnungen und Belegen und ermittelt vereinnahmte Umsatzsteuer, abziehbare Vorsteuer und die Zahllast an das Finanzamt. Pavavo zeigt die UStVA-Vorschau kostenlos im Free-Paket, damit du deine Zahllast früh siehst. Die direkte ELSTER-Übermittlung nach amtlichem Verfahren gehört zum Pro-Paket. Fristen und Steuerkalender behältst du dabei im Blick.

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UStVA-Vorschau im Free-Paket
ELSTER-Direktübermittlung im Pro-Paket
Steuerkalender und Fristen

Was ist die UStVA und wie wird die Zahllast berechnet?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) ist eine unterjährige Meldung, mit der umsatzsteuerpflichtige Unternehmen dem Finanzamt ihre Umsatzsteuer melden und vorauszahlen. Die Grundformel ist einfach: vereinnahmte Umsatzsteuer aus deinen Ausgangsrechnungen minus abziehbare Vorsteuer aus deinen Eingangsbelegen ergibt die Zahllast. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, entsteht ein Erstattungsanspruch. Pavavo zieht die Werte automatisch aus erfassten Rechnungen und Belegen und ordnet sie den amtlichen Kennzahlen der UStVA zu, bevor du übermittelst.

  • Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen (19 % und 7 %)
  • Vorsteuer aus Eingangsbelegen (§ 15 UStG)
  • Zahllast oder Erstattung automatisch ermittelt
  • Zuordnung zu amtlichen UStVA-Kennzahlen
  • Vorschau vor jeder Übermittlung

Abgabefristen und Dauerfristverlängerung

Die UStVA ist grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG). Der Zeitraum ist der Monat, wenn die Umsatzsteuer des Vorjahres über 7.500 € lag, sonst das Quartal. Existenzgründer melden in den ersten beiden Jahren monatlich. Mit einer Dauerfristverlängerung (§ 46 UStDV) verschiebt sich die Frist um einen Monat; bei monatlicher Abgabe ist dafür eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahres-Zahllast zu leisten. Pavavo zeigt die für dich geltenden Fristen im Steuerkalender.

  • Frist: 10. Tag des Folgemonats
  • Monatlich ab 7.500 € Vorjahres-Umsatzsteuer
  • Quartalsweise darunter, Gründer monatlich
  • Dauerfristverlängerung: +1 Monat (§ 46 UStDV)
  • Sondervorauszahlung 1/11 bei Monatsmeldern

ELSTER-Übermittlung nach amtlichem Verfahren

Die UStVA muss authentifiziert elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz übermittelt werden – eine Abgabe auf Papier ist nur in Härtefällen zulässig. Pavavo bereitet den Datensatz aus deinen Buchungen auf und übermittelt ihn im Pro-Paket direkt über die ELSTER-Schnittstelle. Du erhältst ein Übermittlungsprotokoll als Nachweis. Die Vorschau und Plausibilitätsprüfung sind bereits im Free-Paket enthalten, sodass du Kennzahlen und Zahllast jederzeit kontrollieren kannst, bevor die Meldung tatsächlich rausgeht.

  • Authentifizierte Übermittlung (§ 18 UStG)
  • Amtlich vorgeschriebener Datensatz
  • Übermittlungsprotokoll als Nachweis
  • Plausibilitätsprüfung vor Versand
  • Direkter ELSTER-Weg im Pro-Paket

Ist-Versteuerung oder Soll-Versteuerung?

Bei der Soll-Versteuerung (Regelfall, § 16 UStG) entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung – unabhängig davon, ob der Kunde schon gezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung (§ 20 UStG) entsteht sie erst mit Zahlungseingang, was die Liquidität schont. Die Ist-Versteuerung kann auf Antrag genutzt werden, u. a. bei Gesamtumsatz bis 800.000 € im Vorjahr oder für Freiberufler ohne Buchführungspflicht. Pavavo kann die UStVA nach der von dir gewählten Methode aufbereiten, damit die Umsätze im richtigen Zeitraum landen.

  • Soll-Versteuerung: Steuer bei Leistung (§ 16 UStG)
  • Ist-Versteuerung: Steuer bei Zahlung (§ 20 UStG)
  • Ist-Versteuerung schont die Liquidität
  • Grenze 800.000 € Vorjahresumsatz
  • Freiberufler oft antragsberechtigt

Kleinunternehmer nach § 19 UStG: keine UStVA

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und gibt seit der Reform zum 01.01.2025 grundsätzlich keine UStVA mehr ab. Die Grenzen liegen seit 2025 bei maximal 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, entfällt der Status sofort ab dem auslösenden Umsatz. Pavavo erkennt den Kleinunternehmer-Modus, blendet die UStVA passend aus und warnt, wenn du dich den Umsatzgrenzen näherst.

  • Kein Umsatzsteuerausweis (§ 19 UStG)
  • Grundsätzlich keine UStVA seit 2025
  • Vorjahr max. 25.000 €
  • Laufendes Jahr max. 100.000 €
  • Sofortiger Wegfall bei Überschreiten

Zusammenfassende Meldung bei EU-Umsätzen

Neben der UStVA verlangt das Finanzamt bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bestimmten sonstigen Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten eine Zusammenfassende Meldung (ZM, § 18a UStG). Darin meldest du die USt-IdNr. deiner EU-Geschäftspartner und die Summen der Umsätze an das Bundeszentralamt für Steuern. Die ZM ist in der Regel bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums abzugeben. Pavavo kennzeichnet EU-Umsätze bereits bei der Rechnungserstellung, damit UStVA und ZM konsistent bleiben.

  • ZM bei innergemeinschaftlichen Umsätzen (§ 18a UStG)
  • Meldung von USt-IdNr. und Umsatzsummen
  • Frist: 25. Tag nach Meldezeitraum
  • Meldung ans Bundeszentralamt für Steuern
  • EU-Umsätze bei Rechnung markieren

Anleitung

UStVA vorbereiten und übermitteln

  1. 1

    Belege und Rechnungen vollständig erfassen

    Erfasse alle Ausgangsrechnungen und Eingangsbelege des Zeitraums, damit vereinnahmte Umsatzsteuer und abziehbare Vorsteuer vollständig sind. Belege mit Vorsteuerausweis nach § 15 UStG korrekt zuordnen.

  2. 2

    Steuerzeitraum und Methode wählen

    Wähle Monat oder Quartal sowie Ist- oder Soll-Versteuerung. Pavavo ordnet die Umsätze automatisch dem richtigen Voranmeldungszeitraum zu.

  3. 3

    Vorschau und Kennzahlen prüfen

    Kontrolliere die UStVA-Vorschau: Umsätze zu 19 % und 7 %, Vorsteuer und die resultierende Zahllast oder Erstattung. Diese Plausibilitätsprüfung ist im Free-Paket enthalten.

  4. 4

    Über ELSTER übermitteln und archivieren

    Übermittle die UStVA im Pro-Paket authentifiziert über ELSTER und speichere das Übermittlungsprotokoll GoBD-konform nach § 147 AO für zehn Jahre.

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FAQ

Fragen zur UStVA.

Ja, die direkte, authentifizierte ELSTER-Übermittlung nach amtlichem Verfahren (§ 18 UStG) ist im Pro-Paket enthalten. Du erhältst ein Übermittlungsprotokoll als Nachweis. Die Vorschau mit Plausibilitätsprüfung ist bereits im Free-Paket verfügbar, sodass du deine Zahllast prüfen kannst, bevor die Meldung tatsächlich an das Finanzamt geht.
Die UStVA ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln (§ 18 Abs. 1 UStG). Mit einer Dauerfristverlängerung nach § 46 UStDV verschiebt sich die Frist um einen Monat. Monatsmelder leisten dafür eine Sondervorauszahlung von 1/11 der Vorjahres-Zahllast.
Lag deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 7.500 €, meldest du monatlich, darunter quartalsweise. Existenzgründer melden in den ersten beiden Kalenderjahren grundsätzlich monatlich. Pavavo zeigt den für dich gültigen Zeitraum im Steuerkalender an.
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und geben seit der Reform zum 01.01.2025 grundsätzlich keine UStVA mehr ab. Die Grenzen liegen bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr; bei Überschreiten der 100.000 € entfällt der Status sofort ab dem auslösenden Umsatz.
Bei der Soll-Versteuerung (§ 16 UStG) entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung, unabhängig vom Zahlungseingang. Bei der Ist-Versteuerung (§ 20 UStG) erst mit Zahlung, was die Liquidität schont. Die Ist-Versteuerung kann auf Antrag u. a. bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz oder für Freiberufler genutzt werden.
Die Zusammenfassende Meldung (ZM, § 18a UStG) meldet innergemeinschaftliche Lieferungen und bestimmte sonstige Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten an das Bundeszentralamt für Steuern. Sie ist zusätzlich zur UStVA meist bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums abzugeben.
Nach § 147 AO gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Buchungsbelege, UStVA und Übermittlungsprotokolle. Die Unterlagen müssen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden (GoBD). Pavavo archiviert die Belege und Protokolle entsprechend revisionssicher.
Nein. Pavavo unterstützt Berechnung, Plausibilitätsprüfung und Vorbereitung der UStVA, ersetzt aber keine steuerliche Beratung für Einzelfälle. Bei komplexen Sachverhalten wie Reverse-Charge, Differenzbesteuerung oder EU-Sonderfällen solltest du deinen Steuerberater einbeziehen.

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