GoBD · §147 AO · Revisionssicher

GoBD-konforme Buchhaltung erklärt

Was die GoBD verlangt und wie Pavavo Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung automatisch sicherstellt.

Pavavo-Redaktion · zuletzt aktualisiert: 22. Juli 2026

GoBD-konform bedeutet, dass Ihre Buchführung die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" erfüllt. Kern sind Unveränderbarkeit, vollständige Nachvollziehbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit und die revisionssichere Aufbewahrung nach §147 AO – in der Regel über zehn Jahre.

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Unveränderbare, festgeschriebene Buchungen
Lückenloses Audit-Log jeder Änderung
Aufbewahrung nach §147 AO inklusive

Was heißt GoBD-konform?

Die GoBD sind ein Verwaltungsschreiben des Bundesfinanzministeriums und konkretisieren, wie Buchführung und Belege elektronisch geführt werden müssen.

  • Grundlage sind §§145–147 AO sowie das GoBD-Schreiben des BMF.
  • Sie gelten für alle, die steuerlich zur Buchführung oder Aufzeichnung verpflichtet sind.
  • Betroffen sind auch EÜR und Einnahmen-Aufzeichnungen von Freiberuflern.
  • Verstöße können zur Verwerfung der Buchführung und Schätzung führen.

Unveränderbarkeit der Daten

Einmal erfasste Buchungen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung geändert werden. Nachträgliche Korrekturen müssen als solche erkennbar bleiben.

  • Festgeschriebene Journalbuchungen sind unveränderbar (Storno statt Löschung).
  • Ursprünglicher Inhalt bleibt jederzeit rekonstruierbar.
  • Keine stille Überschreibung von Belegen oder Beträgen.
  • Änderungen werden protokolliert, nicht überschrieben.

Nachvollziehbarkeit und Audit-Log

Jeder Geschäftsvorfall muss sich lückenlos vom Beleg bis zur Buchung und zurück verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).

  • Vollständiges Audit-Log über Erstellung, Änderung und Löschung.
  • Belegverweis von jeder Buchung zum digitalen Original.
  • Zeitgerechte und geordnete Erfassung aller Vorfälle.
  • Nachvollziehbar auch für einen sachverständigen Dritten.

Aufbewahrung und Auswertbarkeit

Aufzeichnungen und Belege müssen über die gesetzliche Frist maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

  • Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse: 10 Jahre (§147 Abs. 3 AO).
  • Buchungsbelege: seit 01.01.2025 verkürzt auf 8 Jahre.
  • Maschinelle Auswertbarkeit für Betriebsprüfung sicherstellen.
  • Datenexport im DATEV-Format für Prüfer und Steuerberater.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare Beschreibung, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden.

  • Dokumentation des gesamten Belegflusses vom Eingang bis zum Archiv.
  • Beschreibung der eingesetzten Systeme und Kontrollen.
  • Historisierung bei Änderungen an den Abläufen.
  • Vorlage bei der Betriebsprüfung auf Verlangen.

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FAQ

Häufige Fragen zur GoBD

GoBD-konform bedeutet, dass elektronische Buchführung und Belege die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung erfüllen: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, maschinelle Auswertbarkeit und revisionssichere Aufbewahrung nach §147 AO.
Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren (§147 Abs. 3 AO). Für Buchungsbelege wurde die Frist mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 auf 8 Jahre verkürzt.
Nein. Nach den GoBD dürfen festgeschriebene Buchungen nicht spurlos geändert oder gelöscht werden. Korrekturen erfolgen über Stornobuchungen, sodass der ursprüngliche Zustand jederzeit nachvollziehbar bleibt.
Ja. Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege erfasst, verarbeitet, verbucht und archiviert werden. Sie muss so aufgebaut sein, dass ein sachverständiger Dritter die Abläufe nachvollziehen kann.
Ja. Auch wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss seine Aufzeichnungen und Belege GoBD-konform führen und aufbewahren. Die Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gelten unabhängig von der Gewinnermittlungsart.
Nur bedingt. Entscheidend ist, dass Belege vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert sind und der Belegfluss dokumentiert ist. Eine reine PDF-Ablage ohne Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation erfüllt die GoBD in der Regel nicht.

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