B2B · Wachstumschancengesetz · §14 UStG

E-Rechnungspflicht: Fristen 2025 bis 2028

Ab wann Ihr Unternehmen E-Rechnungen empfangen und ausstellen muss – verständlich erklärt und sofort umsetzbar mit Pavavo.

Pavavo-Redaktion · zuletzt aktualisiert: 22. Juli 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht ist gestaffelt: Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist, ab 2027 sind Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € verpflichtet, ab 2028 alle. Rechtsgrundlage ist §14 UStG in Verbindung mit dem Wachstumschancengesetz.

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Zeitplan der E-Rechnungspflicht

Die Pflicht wird stufenweise eingeführt. Der Empfang gilt bereits für alle, die Ausstellung nach Unternehmensgröße gestaffelt.

  • Seit 01.01.2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
  • Bis 31.12.2026: Übergangsfrist – Papier und PDF sind mit Zustimmung des Empfängers weiter erlaubt.
  • Ab 01.01.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €.
  • Ab 01.01.2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen.

Diese Ausnahmen gelten

Nicht jede Rechnung fällt unter die Pflicht. Der Gesetzgeber hat mehrere Ausnahmen definiert.

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV) sind ausgenommen.
  • Fahrausweise (§34 UStDV) müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden.
  • Rechnungen an private Endkunden (B2C) sind nicht betroffen.
  • Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber empfangen können.

Zulässige Formate

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach europäischer Norm – keine PDF und kein eingescanntes Papier.

  • XRechnung: reines XML-Format, Standard im öffentlichen Auftragswesen (B2G).
  • ZUGFeRD / Factur-X: PDF/A-3 mit eingebettetem XML, für Mensch und Maschine lesbar.
  • Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931.
  • Eine PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Handlungsbedarf besteht schon heute – zumindest für den Empfang. So bereiten Sie sich vor.

  • Sicherstellen, dass E-Rechnungen empfangen und gelesen werden können.
  • Software wählen, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
  • Archivierung revisionssicher und GoBD-konform einrichten (§147 AO).
  • Vor 2027/2028 auf die Ausstellung strukturierter Rechnungen umstellen.

Anleitung

In 3 Schritten E-Rechnungspflicht umsetzen

  1. 1

    Empfang sicherstellen

    Richten Sie einen Kanal ein, über den XRechnung und ZUGFeRD zuverlässig eingehen und gelesen werden. In Pavavo genügt dafür Ihr Rechnungspostfach.

  2. 2

    E-Rechnungen ausstellen

    Erstellen Sie Ausgangsrechnungen direkt im Format XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931 – ohne Zusatzsoftware, mit einem Klick.

  3. 3

    Revisionssicher archivieren

    Alle E-Rechnungen werden GoBD-konform und unveränderbar aufbewahrt, inklusive vollständigem Audit-Log für die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.

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FAQ

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen Pflicht. Die Ausstellungspflicht greift ab 01.01.2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 01.01.2028 für alle. Rechtsgrundlage ist §14 UStG.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Übergangsfrist gibt es hier – anders als bei der Ausstellung – nicht.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht ausnahmslos für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Nein. Eine reine PDF oder ein eingescanntes Papierdokument gilt nicht als E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, also XRechnung (XML) oder ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3 mit eingebettetem XML).
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Empfangen und lesen können müssen aber auch sie E-Rechnungen, da ihre Geschäftspartner diese versenden dürfen.
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV), Fahrausweise (§34 UStDV) sowie Rechnungen an private Endkunden (B2C). Für diese ist weiterhin Papier oder PDF zulässig.
Zulässig sind alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD bzw. Factur-X (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Pavavo erstellt beide Formate.

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