E-Rechnung erstellen

ZUGFeRD-Rechnung erstellen und verwalten.

Erstelle eine ZUGFeRD-Rechnung direkt im kostenlosen Tool oder nutze Pavavo dauerhaft für Kunden, Nummernkreise, Belege und Buchhaltung.

Pavavo-Redaktion · zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine hybride E-Rechnung: ein lesbares PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931, das Menschen und Software gleichermaßen verarbeiten. Mit Pavavo erstellst du ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien im kostenlosen Tool ohne Anmeldung oder dauerhaft im Konto mit Kunden, Nummernkreisen und Belegen. Beide Formate erfüllen die B2B-Anforderungen seit dem 01.01.2025.

Kostenloses Tool öffnen E-Rechnung verstehen
PDF mit eingebettetem XML
Nach EN 16931 vorbereitet
Ohne Anmeldung nutzbar

Was ist eine ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat. Es kombiniert ein für Menschen lesbares PDF/A-3 mit einer maschinenlesbaren XML-Datei, die direkt in das PDF eingebettet ist. Empfänger können die Rechnung wie gewohnt am Bildschirm ansehen und drucken, während Buchhaltungssoftware die strukturierten Daten automatisch einliest. Ab ZUGFeRD 2.x ist das Format technisch identisch zum französischen Factur-X und erfüllt die europäische Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen.

  • PDF/A-3 mit eingebettetem XML
  • Menschen- und maschinenlesbar zugleich
  • Technisch identisch zu Factur-X
  • Konform zu EN 16931
  • Ideal für den B2B-Rechnungsversand

Unterschied ZUGFeRD und XRechnung

Beide Formate erfüllen die EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtkomponente und der von der öffentlichen Verwaltung (B2G) geforderte Standard. ZUGFeRD ist hybrid: ein PDF, in das dieselben strukturierten Daten eingebettet sind. In der Praxis eignet sich XRechnung besonders für Behörden, während ZUGFeRD im B2B-Umfeld beliebt ist, weil der Empfänger auch ohne spezielle Software eine lesbare Rechnung sieht. Pavavo erzeugt beide Formate aus denselben Rechnungsdaten.

  • XRechnung: reines XML, B2G-Standard
  • ZUGFeRD: hybrides PDF/A-3 mit XML
  • Beide konform zu EN 16931
  • XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für B2B
  • Gleiche Daten, ein Klick

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine Papierrechnung. Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören dazu vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie der anzuwendende Steuersatz und Steuerbetrag. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € gelten die vereinfachten Angaben nach § 33 UStDV. Pavavo prüft die Pflichtfelder strukturiert bei der Erstellung.

  • Name und Anschrift beider Parteien
  • Steuernummer oder USt-IdNr.
  • Fortlaufende Rechnungsnummer und Datum
  • Entgelt und Steuer nach Sätzen aufgeschlüsselt
  • Vereinfachung bis 250 € (§ 33 UStDV)

E-Rechnungspflicht: Zeitplan 2025 bis 2028

Mit dem Wachstumschancengesetz gilt seit dem 01.01.2025 die Pflicht, inländische B2B-E-Rechnungen empfangen zu können – für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe. Für die Ausstellung gibt es Übergangsfristen: Bis zum 31.12.2026 dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden. Ab 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen verpflichtet, ab 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Wer früh umstellt, ist auf jeden Stichtag vorbereitet.

  • Seit 01.01.2025: Empfangspflicht für alle B2B
  • Bis 31.12.2026: Papier/PDF noch erlaubt
  • Ab 2027: Pflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz
  • Ab 2028: Ausstellungspflicht für alle B2B
  • Formate: XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Nicht jede Rechnung muss als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV sowie Fahrausweise nach § 34 UStDV. Auch Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG fallen nicht unter die Pflicht. Für diese Fälle bleiben Papier oder ein einfaches PDF zulässig. Pavavo erstellt sowohl klassische PDF-Rechnungen als auch strukturierte E-Rechnungen, sodass du für jeden Empfänger das richtige Format wählst.

  • Kleinbeträge bis 250 € (§ 33 UStDV)
  • Fahrausweise (§ 34 UStDV)
  • B2C-Rechnungen an Endverbraucher
  • Bestimmte steuerfreie Umsätze
  • Format je Empfänger frei wählbar

Eingehende E-Rechnungen empfangen und archivieren

Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Pavavo liest eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien ein, extrahiert die strukturierten Daten und ordnet sie deiner Buchhaltung und Vorsteuer zu. Damit landet die Vorsteuer automatisch in der UStVA-Vorschau. Wichtig ist auch die Aufbewahrung: E-Rechnungen sind nach § 147 AO im Originalformat unveränderbar zehn Jahre lang GoBD-konform zu archivieren. Pavavo speichert Original-XML und PDF revisionssicher.

  • ZUGFeRD und XRechnung einlesen
  • Strukturierte Daten automatisch übernehmen
  • Vorsteuer in UStVA-Vorschau verbuchen
  • Aufbewahrung 10 Jahre (§ 147 AO)
  • Original unveränderbar archiviert

Anleitung

ZUGFeRD-Rechnung in 4 Schritten

  1. 1

    Rechnungsdaten eingeben

    Erfasse Empfänger, Positionen, Mengen, Steuersätze und die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Im Konto greifst du auf gespeicherte Kunden und Produkte zurück, im kostenlosen Tool gibst du die Daten einmalig ein.

  2. 2

    Format wählen

    Entscheide dich für ZUGFeRD (hybrides PDF/A-3) oder XRechnung (reines XML). Für B2B empfiehlt sich meist ZUGFeRD, für Behörden XRechnung.

  3. 3

    Pflichtfelder prüfen

    Pavavo prüft strukturiert, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind, und erzeugt ein valides XML nach EN 16931 – ohne dass du XML von Hand schreiben musst.

  4. 4

    Erstellen, senden, archivieren

    Lade die fertige ZUGFeRD-Datei herunter oder versende sie direkt. Im Konto wird sie automatisch GoBD-konform nach § 147 AO für zehn Jahre archiviert.

Vergleich

ZUGFeRD vs. XRechnung im Vergleich

Merkmal ZUGFeRD / Factur-X XRechnung
Aufbau Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML Reines XML ohne Sichtkomponente
Norm EN 16931 EN 16931
Lesbar ohne Software Ja, als PDF Nein, nur mit Viewer
Typischer Einsatz B2B-Rechnungen B2G / öffentliche Verwaltung
Empfangspflicht seit 2025 Ja Ja
In Pavavo erstellbar Ja Ja

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FAQ

Fragen zu ZUGFeRD.

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat: ein lesbares PDF/A-3 mit eingebetteter, strukturierter XML-Datei nach EN 16931. Empfänger sehen die Rechnung wie gewohnt als PDF, während Buchhaltungssoftware die XML-Daten automatisch einliest. Ab Version 2.x ist ZUGFeRD technisch identisch zum französischen Factur-X.
Beide erfüllen die EN 16931. XRechnung ist ein reines XML-Format und der für Behörden (B2G) geforderte Standard. ZUGFeRD ist hybrid, also ein PDF mit eingebettetem XML, und im B2B beliebt, weil der Empfänger auch ohne spezielle Software eine lesbare Rechnung erhält. Pavavo erstellt beide aus denselben Daten.
Ja. Das öffentliche Pavavo-Tool erstellt ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien ohne Anmeldung. Deine Eingaben werden nur zur Erstellung der Rechnung genutzt. Für dauerhafte Verwaltung mit Kunden, Nummernkreisen und Belegen genügt ein kostenloses Pavavo-Konto.
Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis 31.12.2026 sind Papier und PDF erlaubt, ab 2027 gilt die Pflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle B2B-Umsätze (Wachstumschancengesetz).
Eine E-Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Steuer nach Sätzen. Für Kleinbeträge bis 250 € gelten die Vereinfachungen nach § 33 UStDV.
Ja. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze sind ausgenommen. Für diese Fälle bleiben Papier oder einfaches PDF zulässig. Pavavo erstellt beide Varianten.
Ja. E-Rechnungen sind nach § 147 AO im Originalformat unveränderbar zehn Jahre lang GoBD-konform aufzubewahren. Ein Ausdruck genügt nicht, das strukturierte Original (XML bzw. PDF/A-3) muss erhalten bleiben. Pavavo archiviert eingehende E-Rechnungen automatisch revisionssicher.
Ein Konto lohnt sich, wenn du Kunden, Nummernkreise, Belege, Zahlungen und die Steuer-Vorschau dauerhaft verwalten willst. Für eine einzelne Rechnung genügt das kostenlose Tool ohne Anmeldung. Beide Wege erzeugen valide E-Rechnungen nach EN 16931.

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